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Executive Assistant & Admins
📌 Rol: Executive Assistant / Administrative Assistant
🌎 Ubicación: Remoto (LATAM, Sudáfrica y Filipinas)
💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo (múltiples posiciones disponibles)
💰 Salario: USD $1,400 – $2,500 mensuales (según experiencia)
🕒 Horario: Horario laboral de EE. UU.
📋 Descripción General
Empresa de reclutamiento conecta talento internacional con negocios en EE. UU. que buscan Executive Assistants y perfiles administrativos para incorporación inmediata. Los/las candidatos/as trabajarán directamente con los clientes asignados, brindando soporte organizacional y operativo en entornos dinámicos. El dominio fluido de inglés es requisito indispensable.
📋 Responsabilidades Principales
• Gestión y organización de documentos.
• Administración de calendarios y correos electrónicos.
• Reportes de gastos.
• Apoyo en gestión de proyectos.
• Asistencia personal y administrativa.
• Priorización y seguimiento de tareas.
🎯 Requisitos
• +1 año de experiencia como Admin o Executive Assistant.
• Inglés fluido (oral y escrito).
• Conexión a internet estable, laptop y headset.
• Perfil energético, colaborativo y receptivo a feedback.
Executive Assistant to the CEO (Remote)
📌 Rol: Executive Assistant to the CEO
🌎 Ubicación: 100% Remoto
💼 Tipo de Contrato: Tiempo completo
📋 Descripción General
Spectrum One busca un/a Executive Assistant para trabajar directamente con el CEO en un rol estratégico de alto impacto. La posición está diseñada para actuar como socio/a clave, protegiendo el tiempo, enfoque y energía del CEO, asegurando alineación estratégica y eliminando fricciones operativas. No es un rol administrativo básico, sino una posición de confianza que requiere autonomía, criterio y alta capacidad de ejecución en un entorno remoto y dinámico.
📋 Responsabilidades Principales
• Gestionar y optimizar estratégicamente el calendario del CEO en múltiples zonas horarias.
• Proteger tiempos de trabajo profundo y alinear reuniones con prioridades estratégicas.
• Preparar briefs ejecutivos, resúmenes y seguimiento de acciones.
• Coordinar comunicación entre CEO, clientes y equipo de liderazgo.
• Anticipar necesidades, riesgos y bloqueos antes de que escalen.
• Gestionar reportes de gastos y flujos administrativos con precisión.
• Mantener confidencialidad y presencia ejecutiva en todas las interacciones.
🎯 Requisitos
• +3 años apoyando a CEO, fundador o C-level.
• Experiencia gestionando calendarios complejos y de alto volumen.
• Inglés avanzado (oral y escrito).
• Alta discreción y presencia ejecutiva.
• Experiencia trabajando de forma independiente en entorno remoto.
• Perfil organizado, detallista y proactivo.
• Disponibilidad para trabajar en horario flexible midshift a night shift (PH time).
• Deseable experiencia en consultoría, tecnología, ingeniería o startups.
🏖️ Beneficios
• Trabajo remoto permanente.
• Salario competitivo + bonos por desempeño.
• Annual Summit internacional financiado por la empresa.
• MacBook Pro o equipo equivalente.
• Presupuesto anual para desarrollo profesional.
• Política generosa de tiempo libre.
• Cobertura HMO completa y apoyo en salud mental.
Executive Operations Assistant (Bilingual)
📌 Rol: Executive Operations Assistant (Bilingual)
🌎 Ubicación: 100% remoto (Worldwide)
💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor (Full time – 40 hrs/semana)
🎓 Nivel: Senior-Advanced
📋 Descripción General
20four7VA busca un/a Executive Operations Assistant bilingüe para brindar soporte operativo transversal a mercados de Real Producers. El rol funciona como hub central de operaciones para liderazgo, apoyando publishing, partner management, eventos, CRM workflows y coordinación administrativa. Se requiere alto nivel de organización, precisión y autonomía en un entorno con múltiples flujos recurrentes y deadlines exigentes.
📋 Responsabilidades Principales
Operational Workflow Support
• Ejecutar workflows diarios/semanales/mensuales según SOPs.
• Gestionar task lists, deadlines y dependencias de proyectos.
• Organizar procesos operativos para liderazgo.
CRM & Database Management (Copper)
• Mantener base de datos actualizada y organizada.
• Gestionar contactos, tags, pipelines y oportunidades.
• Exportar listas segmentadas (eventos, renovaciones, promociones).
• Apoyar proyectos de rankings y recopilación de datos.
Sales & Lead Generation Support
• Enviar follow-ups a prospectos y gestionar pipeline.
• Actualizar scoreboard mensual y secuencias drip.
• Seguimiento a referidos y leads de Facebook.
Event Operations Support
• Gestionar promociones, RSVP tracking y comunicaciones.
• Enviar textos masivos (Textedly).
• Crear y mantener sponsorship trackers.
• Subir recaps a YouTube y actualizar Eventbrite.
Publication Coordination
• Gestionar intake de fotos, bios y artículos.
• Subir y formatear artículos correctamente.
• Organizar archivos en Google Drive.
• Etiquetar features en Copper y actualizar tracking sheets.
Partner Onboarding & Offboarding
• Gestionar workflows de onboarding y deliverables.
• Actualizar CRM, mailing lists y Facebook groups.
• Mantener y actualizar trackers y PDFs mensuales.
Executive Assistance
• Organizar inbox y calendario.
• Crear/actualizar SOPs y checklists.
• Detectar oportunidades de automatización.
🎯 Requisitos
• 4+ años como Executive Assistant / Operations Support / Business Support VA.
• Bilingüe Inglés–Español (requerido).
• Experiencia sólida con CRM (Copper preferido).
• Excelente comunicación escrita y verbal en inglés.
• Alta organización, precisión y capacidad para seguir SOPs complejos.
• Proactividad y fuerte sentido de ownership.
• Plus: experiencia en eventos, publishing o partner support.
⏰ Horario
• Lunes a Viernes
• 9:00 AM – 5:00 PM EST
• 40 horas por semana
Assistant Project Manager
We are looking for a Remote Assistant Project Manager to cover work outside Paris business hours while working daytime locally.
What you'll do:
- Assigning and coordinating project contributors (3D artists, designers, QC specialists)
- Tracking deadlines and project stages
- Maintaining clear communication between all project participants
- Supporting the Project Manager with daily operational tasks
What you'll need:
- Strong written and spoken English is mandatory
- French language proficiency is a strong plus, but not required
- Experience in coordination, operations, or project support roles
- Ability to organize tasks, prioritize, and work independently
- Fast learner, flexible, and detail-oriented
- Knowledge of 3D production or digital content workflows is a plus
Working hours:
- Monday–Friday
- 18:00–01:00 Paris time – This is a daytime / early evening schedule in Latin America (for example: 12:00–19:00 in Colombia, 11:00–18:00 in Mexico, 12:00–19:00 in Peru)
Other conditions
- Fully remote; freelance contract cooperation
- Fixed monthly compensation: €600
About us:
Nfinite is a 3D visual content platform helping retail and e-commerce brands create high-quality product visuals to boost online sales.
📩 To apply, send your CV to:
anastasia.makido.ext@nfinite.app
Virtual Executive Assistant
📌 Rol: Virtual Executive Assistant (Urgent)
🌎 Ubicación: 100% remoto (LATAM y Caribe)
💼 Tipo de Contrato: Full time (40 hs/semana)
🎓 Formación: No especificada
📋 Descripción General
WorkBetterNow busca Virtual Executive Assistant para trabajar full time con empresas de Estados Unidos. El rol brinda soporte administrativo directo a CEOs o ejecutivos, con foco en calendario, emails, coordinación de viajes, research y tareas operativas clave. Se requiere inglés avanzado, experiencia previa como EA y disponibilidad en horario laboral de EE.UU.
📋 Responsabilidades Principales
• Gestionar calendario del ejecutivo considerando múltiples zonas horarias.
• Filtrar, redactar y responder emails en nombre del CEO/equipo ejecutivo.
• Coordinar viajes nacionales e internacionales (itinerarios, reservas, gastos).
• Realizar research y preparar resúmenes para decisiones y outreach.
• Mantener y actualizar bases de contactos y CRMs con precisión.
• Atender y derivar llamadas como primer punto de contacto.
• Apoyar en reportes, agendas de reuniones y tareas de seguimiento.
• Asistir en proyectos especiales y tareas personales ejecutivas según necesidad.
🎯 Requisitos
• 2+ años de experiencia como Executive Assistant para CEOs o managers senior.
• Inglés avanzado C1/C2 (escrito y oral, gramática fuerte).
• Dominio de Word, Excel, PowerPoint y Outlook/Gmail.
• Perfil detallista, con buenas relaciones y disponibilidad full time.
• Home office adecuado.
• Requisitos técnicos:
– Intel 11th Gen / Ryzen 5000 (Windows) o M2 (Mac)
– 16 GB RAM mínimo
– Internet 25–50 Mbps mínimo
– Headset USB con noise-canceling (ideal)
• Deseable: experiencia con CRM, trabajo remoto, empresas de EE.UU., manejo del tiempo, resiliencia bajo presión.
🏖️ Beneficios
• Sueldo escalonado por antigüedad:
– 0–3 meses: USD $1,200/mes
– Desde mes 4: USD $1,250/mes (incluye Wellness Bonus $50)
– 1 año: USD $1,340/mes
– 2 años: USD $1,480/mes
– 3 años: USD $1,540/mes
– 4 años: USD $1,600/mes
• Ajustes salariales anuales adicionales.
• 18 días de vacaciones pagas + feriados federales de EE.UU.
• Licencia maternidad/paternidad (hasta 2 meses al 50% luego de 1 año).
• Talent Coordinator dedicado para soporte y crecimiento profesional.
• Entorno people-first y 100% remoto.
Virtual Assistant
📌 Rol: Virtual Assistant (Talent Network – Freelance Opportunities)
🌎 Ubicación: 100% remoto (Venezuela, Colombia)
💼 Tipo de Contrato: Freelance / Full time (según asignación)
🎓 Formación: No especificada
📋 Descripción General
Buscan Virtual Assistants para formar parte de una base de talento y ser considerados/as para asignaciones remotas actuales y futuras. El rol brinda soporte administrativo, operativo y client-facing para distintas industrias, trabajando 100% remoto según experiencia y disponibilidad.
📋 Responsabilidades Principales
• Gestionar emails y calendarios complejos (Google Workspace y Microsoft 365).
• Mantener registros actualizados en CRM y dar soporte a reportes básicos.
• Responder consultas de clientes por email y plataformas de llamadas en la nube.
• Preparar documentos y presentaciones profesionales.
• Apoyar procesos de facturación y seguimiento de pagos.
• Usar herramientas colaborativas para comunicación y gestión de archivos.
• Ejecutar tareas administrativas y client-facing con alto nivel técnico en entornos cloud.
🎯 Requisitos
• Organización, atención al detalle y autonomía.
• Comunicación profesional y segura.
• Comodidad con atención al cliente telefónica.
• Capacidad de multitarea y cumplimiento de deadlines.
• Experiencia previa en administración, customer service o VA (preferida).
• Disponibilidad ideal: lunes a viernes, 9:00 AM – 6:00 PM (EST o PST).
🏖️ Beneficios
• Pago competitivo en USD.
• Pagos quincenales (Zelle, Face Bank, Binance).
• Trabajo con profesionales internacionales.
• Celebraciones por cumpleaños y aniversarios.
• Beneficios por alianzas con marcas.
• Dinámicas recreativas semanales.
Bilingual Executive Assistant / Business Support Virtual Assistant
📌 Rol: Bilingual Executive Assistant / Business Support Virtual Assistant
🌎 Ubicación: 100% remoto (Worldwide)
💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor
🕒 Tipo de Jornada: Full time (40 hs/semana)
🎓 Formación: No especificada
🏷️ Nivel: Entry Level
🕒 Horario: Lunes a viernes, 9 AM – 6 PM EST
📋 Descripción General
20four7VA busca un/a Executive Assistant bilingüe para brindar soporte administrativo y de negocio al dueño de una empresa de general contracting. El rol se enfoca en gestión de emails y agendas, carga de datos, seguimiento administrativo y comunicación bilingüe con clientes y proveedores, en un entorno remoto y estructurado.
📋 Responsabilidades Principales
• Gestionar y organizar múltiples inboxes y calendarios en Outlook.
• Coordinar reuniones, llamadas y recordatorios.
• Brindar soporte administrativo diario y organización de archivos digitales.
• Cargar y mantener información de proyectos y facturación.
• Realizar investigación de productos, proveedores o contactos.
• Comunicarse en inglés y español por email, chat o llamadas.
• Dar seguimiento a prioridades y reportar avances diarios.
🎯 Requisitos
• Mínimo 2 años de experiencia como Executive Assistant, Administrative Assistant o Business Support VA.
• Inglés y español fluido (oral y escrito).
• Excelente organización, comunicación y manejo del tiempo.
• Experiencia con Microsoft Outlook y herramientas de oficina.
• Comodidad realizando llamadas ocasionales.
• Perfil profesional, confiable y adaptable a nuevos procesos.
🏖️ Beneficios
• Trabajo remoto full time.
• Estabilidad contractual bajo esquema independiente.
• Colaboración con clientes internacionales.
Senior Finance Manager
About Deep Cognition: We are a US-focused AI and technology company delivering advanced AI-enabled solutions. The Senior Finance Manager will own the end-to-end financial health of our US operations, collaborating with cross-functional leaders to drive profitability and sustainable growth. This role will partner with Sales, HR, Operations, and Legal to ensure accurate financial reporting, robust internal controls, and scalable processes as we expand in the US market. The project scope includes strengthening revenue recognition practices, optimising P&L performance across US accounts, and delivering actionable financial insights to guide pricing, budgeting, and strategic initiatives.
The role will also support external audits, investor reporting, and strategic planning activities to align with the company’s US market strategy and long-range plan.
Apply to this job opportunity at getonbrd.com.
Functions
Own and manage end-to-end P&L for US operations. Lead monthly close, variance analysis, and detailed reporting to executive leadership. Oversee US revenue recognition, invoicing, and billing cycles in compliance with applicable accounting standards. Drive budgeting, forecasting, and long-range financial planning aligned with US market strategy and business goals.
Sales compensation and payout governance. Lead sales commission planning, calculation, validation, and monthly payouts for US-based sales teams in close collaboration with HR and Sales. Ensure alignment with sales targets, quota setting, and contract terms to optimize profitability and incentive effectiveness.
Financial planning and analysis. Build robust financial models and scenario analyses to support pricing, product mix decisions, and growth initiatives in the US market. Provide executive dashboards and insights to enable informed business decisions.
Controls, compliance, and governance. Maintain internal controls and ensure compliance with statutory regulations and US-specific requirements, including audits, tax coordination, and reporting timelines. Support external audits and investor reporting as needed.
Cross-functional partnership. Collaborate with Sales, HR, Operations, and Legal to drive financial transparency, accuracy, and scalability for US accounts. Influence strategic decisions through financial data and scenario planning.
Process improvement. Identify opportunities for cost controls and operational efficiencies across US operations; implement scalable processes and automation where appropriate.
Role overview and required capabilities
We are seeking a senior finance leader with deep expertise in P&L management, revenue recognition, budgeting, forecasting, and sales compensation within a US-based, technology-driven environment. The ideal candidate will be a hands-on professional with a strategic mindset, capable of partnering with senior leaders and operating across time zones. You will own critical financial processes for the US operations, ensure accuracy and integrity of financial data, and deliver insights that drive growth and profitability.
Key capabilities include strong analytical and problem-solving skills, exceptional communication and stakeholder management, and an ability to manage multiple priorities in a fast-paced, high-growth company. Experience with SaaS, AI, or technology businesses is highly desirable.
Desirable skills and experience
Prior experience in SaaS, AI, or technology-driven organizations. Experience collaborating with US stakeholders and leadership teams across time zones. Strong attention to detail with a strategic, business-oriented mindset. Proficiency in Excel and ERP/financial systems (Zoho Books, SAP, QuickBooks, NetSuite, or similar). CA/CMA designation or MBA in Finance/Accounting is preferred.
Benefits and perquisites
Not specified in the posting.
Asistente de Facturación y Cobranza
En Inexoos, un grupo latinoamericano con más de 20 años de experiencia, ofrecemos soluciones excepcionales en las áreas de educación, salud y empresarial, enfocándonos en la innovación tecnológica. Nuestro equipo busca un Analista de Facturación y Cobranza que se una a nuestra misión de ser líderes e influyentes en el mercado mediante soluciones tecnológicas avanzadas.
Apply only from getonbrd.com.
Funciones del cargo
- Contactar proactivamente a clientes (vía correo, teléfono, etc.) para la gestión de pagos y la recuperación de facturas pendientes o adeudadas.
- Apoyar, realizar y/o controlar la generación, registro diario y envío oportuno de facturas a los clientes.
- Registrar diariamente los pagos realizados por los clientes en el sistema ERP.
- Responder oportunamente las solicitudes de clientes internos y externos.
- Mantener actualizados los datos de clientes en el sistema ERP.
Habilidades Deseables
- Experiencia previa en el manejo de sistemas ERP.
- Manejo de herramientas de Microsoft Office, especialmente el programa Excel.
- Orientación al cliente interno y externo.
- Análisis y resolución de problemas.
Condiciones
Ofrecemos un ambiente de trabajo colaborativo y dinámico, con oportunidades de desarrollo profesional. Nuestro equipo se beneficia de horarios flexibles, capacitación continua y un enfoque en el bienestar laboral. Además, proporcionamos acceso a recursos tecnológicos de primer nivel y un entorno inclusivo que fomenta la innovación.
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Executive Assistant to CEO
You’ll work directly with our CEO and collaborate closely with a lean, high-performing digital team that includes project managers, designers, developers, and marketing specialists.
Our mission is simple: help mid-market B2B companies turn underperforming websites into measurable revenue and pipeline growth.
As Executive Assistant, you will sit at the center of operations — supporting leadership, improving communication flow, and helping ensure client projects, sales follow-ups, and internal priorities move forward without friction.
This role connects directly to company growth. When you succeed, the entire team moves faster and our clients see better results.
Applications are only received at getonbrd.com.
Functions
- Serve as the CEO’s primary operational partner, prioritizing strategic initiatives and protecting the CEO’s time for high-impact work.
- Oversee inbox and calendar management, ensuring timely responses, meeting preparation, and clear follow-ups for all stakeholders.
- Coordinate client communications, meetings, and documentation to maintain professional, proactive client relationships.
- Monitor and advance the sales pipeline in HubSpot, coordinating with sales and leadership to ensure consistent follow-ups and closing opportunities.
- Manage internal documentation, playbooks, and process maps to standardize operations and improve knowledge sharing.
- Track project status and deadlines using tools like Teamwork and HubSpot, providing regular status updates to leadership and teams.
- Assist with cross-functional project coordination, ensuring alignment between client work, operations, and product delivery.
- Anticipate bottlenecks and propose solutions to maintain momentum in a fast-moving agency environment.
- Prepare meeting agendas, capture decisions, and document action items with owners and due dates.
- Support executives with special projects, research, and competitive analysis as needed to drive strategic outcomes.
Description
Fluent English (written and spoken), confident communication with U.S.-based clients, and experience supporting founders or C-suite leaders. Proficiency with CRM systems (HubSpot is a strong plus) and a proactive, problem-anticipating approach are essential. You should be comfortable working across multiple time zones and prioritizing competing demands with composure and clarity.
Previous roles in executive support, operations, or a similar capacity within digital agencies or tech-enabled services are preferred. Demonstrated success in project coordination, process improvement, and cross-functional collaboration will distinguish candidates.