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Executive Operations Assistant (Bilingual)
📌 Rol: Executive Operations Assistant (Bilingual)
🌎 Ubicación: 100% remoto (Worldwide)
💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor (Full time – 40 hrs/semana)
🎓 Nivel: Senior-Advanced
📋 Descripción General
20four7VA busca un/a Executive Operations Assistant bilingüe para brindar soporte operativo transversal a mercados de Real Producers. El rol funciona como hub central de operaciones para liderazgo, apoyando publishing, partner management, eventos, CRM workflows y coordinación administrativa. Se requiere alto nivel de organización, precisión y autonomía en un entorno con múltiples flujos recurrentes y deadlines exigentes.
📋 Responsabilidades Principales
Operational Workflow Support
• Ejecutar workflows diarios/semanales/mensuales según SOPs.
• Gestionar task lists, deadlines y dependencias de proyectos.
• Organizar procesos operativos para liderazgo.
CRM & Database Management (Copper)
• Mantener base de datos actualizada y organizada.
• Gestionar contactos, tags, pipelines y oportunidades.
• Exportar listas segmentadas (eventos, renovaciones, promociones).
• Apoyar proyectos de rankings y recopilación de datos.
Sales & Lead Generation Support
• Enviar follow-ups a prospectos y gestionar pipeline.
• Actualizar scoreboard mensual y secuencias drip.
• Seguimiento a referidos y leads de Facebook.
Event Operations Support
• Gestionar promociones, RSVP tracking y comunicaciones.
• Enviar textos masivos (Textedly).
• Crear y mantener sponsorship trackers.
• Subir recaps a YouTube y actualizar Eventbrite.
Publication Coordination
• Gestionar intake de fotos, bios y artículos.
• Subir y formatear artículos correctamente.
• Organizar archivos en Google Drive.
• Etiquetar features en Copper y actualizar tracking sheets.
Partner Onboarding & Offboarding
• Gestionar workflows de onboarding y deliverables.
• Actualizar CRM, mailing lists y Facebook groups.
• Mantener y actualizar trackers y PDFs mensuales.
Executive Assistance
• Organizar inbox y calendario.
• Crear/actualizar SOPs y checklists.
• Detectar oportunidades de automatización.
🎯 Requisitos
• 4+ años como Executive Assistant / Operations Support / Business Support VA.
• Bilingüe Inglés–Español (requerido).
• Experiencia sólida con CRM (Copper preferido).
• Excelente comunicación escrita y verbal en inglés.
• Alta organización, precisión y capacidad para seguir SOPs complejos.
• Proactividad y fuerte sentido de ownership.
• Plus: experiencia en eventos, publishing o partner support.
⏰ Horario
• Lunes a Viernes
• 9:00 AM – 5:00 PM EST
• 40 horas por semana
Assistant Project Manager
We are looking for a Remote Assistant Project Manager to cover work outside Paris business hours while working daytime locally.
What you'll do:
- Assigning and coordinating project contributors (3D artists, designers, QC specialists)
- Tracking deadlines and project stages
- Maintaining clear communication between all project participants
- Supporting the Project Manager with daily operational tasks
What you'll need:
- Strong written and spoken English is mandatory
- French language proficiency is a strong plus, but not required
- Experience in coordination, operations, or project support roles
- Ability to organize tasks, prioritize, and work independently
- Fast learner, flexible, and detail-oriented
- Knowledge of 3D production or digital content workflows is a plus
Working hours:
- Monday–Friday
- 18:00–01:00 Paris time – This is a daytime / early evening schedule in Latin America (for example: 12:00–19:00 in Colombia, 11:00–18:00 in Mexico, 12:00–19:00 in Peru)
Other conditions
- Fully remote; freelance contract cooperation
- Fixed monthly compensation: €600
About us:
Nfinite is a 3D visual content platform helping retail and e-commerce brands create high-quality product visuals to boost online sales.
📩 To apply, send your CV to:
anastasia.makido.ext@nfinite.app
Senior Medical Scribe / Charting Virtual Assistant
📌 Rol: Senior Medical Scribe / Charting Virtual Assistant
🌎 Ubicación: Remoto (Worldwide)
💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor (Part-time – 20 hs/semana)
🎓 Formación: No especificada
📋 Descripción General
20four7VA busca un/a Medical Scribe senior para apoyar a un/a Nurse Practitioner con charting, documentación clínica y tareas administrativas. El rol requiere alta precisión, manejo de terminología médica y confidencialidad, trabajando dentro de un flujo clínico rápido y cumpliendo lineamientos HIPAA. Incluye toma de notas en tiempo real y organización segura de documentación.
📋 Responsabilidades Principales
• Crear documentación médica completa durante o después de encuentros con pacientes.
• Registrar síntomas, diagnósticos, planes de tratamiento y follow-ups.
• Unirse a llamadas con pacientes para toma de notas en tiempo real.
• Preparar notas antes de citas revisando historial y datos previos.
• Subir, organizar y mantener documentación en OneDrive con estructura y control de versiones.
• (Opcional) Apoyar con PointClickCare para chart updates o búsquedas.
• Mantener confidencialidad estricta y cumplimiento HIPAA.
🎯 Requisitos
• Experiencia senior como Medical Scribe, Healthcare VA, Nurse VA o similar.
• Conocimiento sólido de terminología médica y documentación clínica.
• HIPAA Certified (preferido y altamente priorizado).
• Experiencia previa apoyando a Nurse Practitioner o profesional médico.
• Inglés excelente (oral y escrito).
• Organización, precisión y alta atención al detalle.
• Capacidad para manejar carga rápida (20–30 pacientes/día).
• Disponibilidad part-time en mid a late afternoon PST.
• OneDrive (requisito).
• PointClickCare (preferido, no obligatorio).
🏖️ Beneficios
• Tarifas competitivas + pagos semanales.
• Entrenamiento gratuito y upskilling.
• Soporte constante, comunidad activa y múltiples roles disponibles.
Virtual Executive Assistant
📌 Rol: Virtual Executive Assistant (Urgent)
🌎 Ubicación: 100% remoto (LATAM y Caribe)
💼 Tipo de Contrato: Full time (40 hs/semana)
🎓 Formación: No especificada
📋 Descripción General
WorkBetterNow busca Virtual Executive Assistant para trabajar full time con empresas de Estados Unidos. El rol brinda soporte administrativo directo a CEOs o ejecutivos, con foco en calendario, emails, coordinación de viajes, research y tareas operativas clave. Se requiere inglés avanzado, experiencia previa como EA y disponibilidad en horario laboral de EE.UU.
📋 Responsabilidades Principales
• Gestionar calendario del ejecutivo considerando múltiples zonas horarias.
• Filtrar, redactar y responder emails en nombre del CEO/equipo ejecutivo.
• Coordinar viajes nacionales e internacionales (itinerarios, reservas, gastos).
• Realizar research y preparar resúmenes para decisiones y outreach.
• Mantener y actualizar bases de contactos y CRMs con precisión.
• Atender y derivar llamadas como primer punto de contacto.
• Apoyar en reportes, agendas de reuniones y tareas de seguimiento.
• Asistir en proyectos especiales y tareas personales ejecutivas según necesidad.
🎯 Requisitos
• 2+ años de experiencia como Executive Assistant para CEOs o managers senior.
• Inglés avanzado C1/C2 (escrito y oral, gramática fuerte).
• Dominio de Word, Excel, PowerPoint y Outlook/Gmail.
• Perfil detallista, con buenas relaciones y disponibilidad full time.
• Home office adecuado.
• Requisitos técnicos:
– Intel 11th Gen / Ryzen 5000 (Windows) o M2 (Mac)
– 16 GB RAM mínimo
– Internet 25–50 Mbps mínimo
– Headset USB con noise-canceling (ideal)
• Deseable: experiencia con CRM, trabajo remoto, empresas de EE.UU., manejo del tiempo, resiliencia bajo presión.
🏖️ Beneficios
• Sueldo escalonado por antigüedad:
– 0–3 meses: USD $1,200/mes
– Desde mes 4: USD $1,250/mes (incluye Wellness Bonus $50)
– 1 año: USD $1,340/mes
– 2 años: USD $1,480/mes
– 3 años: USD $1,540/mes
– 4 años: USD $1,600/mes
• Ajustes salariales anuales adicionales.
• 18 días de vacaciones pagas + feriados federales de EE.UU.
• Licencia maternidad/paternidad (hasta 2 meses al 50% luego de 1 año).
• Talent Coordinator dedicado para soporte y crecimiento profesional.
• Entorno people-first y 100% remoto.
Administrativo de Logística
¿Quieres ser parte de los líderes en la revolución de los seguros?
BNP Paribas Cardif está presente en más de 30 países en América, Europa y Asia, contamos con 25 años de trayectoria en Chile y nuestra misión es hacer los seguros más accesibles, justos y valiosos.
Hoy buscamos a un/a Administrativo/a de Logística responsable de la ejecución y gestión de procesos administrativos y operacionales de la compañía, contribuyendo al adecuado funcionamiento de las áreas involucradas y a la continuidad operativa de la organización. Tu misión será procesar pago de facturas, análisis de cuentas contables, archivo de documentación, reportes de planilla, emisión y configuración de boletas de compra, entre otros.
Apply directly at getonbrd.com.
Job functions
¿Cuáles son los principales desafíos del cargo?
· Procesar pagos de factura de proveedores, asegurando su correcta contabilización y el análisis de cuentas contables asociadas.
· Gestionar el archivo, control y respaldo de documentación administrativa y contable.
· Elaborar y mantener planillas de control mensual de pagos realizados, provisiones y presupuesto anual.
· Preparar información y reportes mensuales para la gestión y seguimiento financiero.
· Emitir y configurar boletas de compra, así como apoyar en la revisión y control de gastos.
· Administrar accesos y apoyar en tareas administrativas relacionadas
· Brindar apoyo en la mantención de contratos, oficinas y servicios generales, así como en otras actividades asignadas, contribuyendo a la continuidad operacional de la compañía.
Qualifications and requirements
¿Cómo saber si hago match con esta vacante? Buscamos a alguien que:
- Formación
Formación universitaria o técnico profesional en Contabilidad o Administración de Empresas.
· Experiencia Requerida
Experiencia mínima 1 año en áreas de administración.
Desirable skills
- Conocimientos y Habilidades;
- Manejo de Excel nivel intermedio.
- Comunicación efectiva.
- Ordenado, metódico y eficiente.
Conditions
¿Y cuáles son nuestros beneficios?
- Trabajamos eficientemente: 40 horas semanales en horarios flexibles y los viernes salimos a las 14:00.
- ¡Tenemos más vacaciones y días libres! Una semana adicional de vacaciones + 1 día libre considerando tu cumpleaños y quehaceres personales.
- Apoyamos tu formación profesional: Acceso ilimitado a nuestra plataforma Coursera y dos días libres al año por estudios.
- Cardif te cuida: Contarás con telemedicina gratis, seguro de vida, de salud y dental.
- Queremos que seas tú mismo: Contamos con política de vestimenta flexible.
¿Te sumas a la revolución de la industria del seguro?
Esperamos tu postulación ¡seguro y con todo! 💪
“Todas las contrataciones están sujetas a la ley 21015. En BNP Paribas Cardif creemos en lugares de trabajos inclusivos y diversos, donde todas las personas son bienvenidas. En caso de necesitar adaptaciones para ser parte de nuestro proceso de selección, favor comunicarlo en la sección de preguntas.”
Gerente Digital Tecnología (Senior)
© Get on Board. All rights reserved.
Funciones principales
- Definir y ejecutar la estrategia digital y tecnológica alineada a los objetivos de negocio.
- Gestionar portafolios de proyectos de software y soluciones en la nube, priorizando iniciativas con mayor impacto.
- Colaborar con equipos de producto, desarrollo y operaciones para asegurar entregables de alta calidad, escalables y sostenibles.
- Dirigir, mentorear y desarrollar equipos multidisciplinarios de alto rendimiento.
- Garantizar buenas prácticas de desarrollo, seguridad, cumplimiento y gobernanza tecnológica.
- Establecer métricas y dashboards para seguimiento de KPI’s, ROI y eficiencia operativa.
- Representar a la empresa en interlocución con clientes y partners tecnológicos.
- Gestionar presupuestos, proveedores y contratos relacionados con iniciativas digitales.
Requisitos y experiencia
- Experiencia demostrable en roles de liderazgo tecnológico o de gerencia digital (3+ años).
- Conocimiento profundo de tecnologías en la nube, arquitecturas modernas y prácticas de desarrollo ágiles.
- Capacidad para gestionar proyectos complejos, presupuestos y relaciones con clientes y socios.
- Habilidades de comunicación, liderazgo y gestión de equipos multiculturales.
- Certificaciones en nubes (AWS/Azure/GCP) o similares; experiencia con herramientas de CI/CD y seguridad en la nube.
- Experiencia en sectores con impacto social o proyectos de alto impacto público.
Competencias y cualidades deseables
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Finance Controller
Apply to this job without intermediaries on Get on Board.
Key Responsibilities
- Maintain accurate ledgers using QuickBooks, ensuring all financial transactions are recorded promptly and correctly.
- Prepare and present monthly financial statements, including income statements, balance sheets, and cash flow analyses.
- Classify and monitor expenses and revenues to support budgeting, forecasting, and cost-control initiatives.
- Oversee accounts receivable, track overdue invoices, and coordinate collections to optimize cash flow.
- Ensure compliance with accounting standards, internal controls, and company policies; assist with year-end close and audits as needed.
- Collaborate with management to provide financial insights for strategic planning and operational improvements.
- Identify process improvements to enhance accuracy, efficiency, and reporting timeliness.
Role Overview
Desired Qualifications
What We Offer
Senior Finance Manager
About Deep Cognition: We are a US-focused AI and technology company delivering advanced AI-enabled solutions. The Senior Finance Manager will own the end-to-end financial health of our US operations, collaborating with cross-functional leaders to drive profitability and sustainable growth. This role will partner with Sales, HR, Operations, and Legal to ensure accurate financial reporting, robust internal controls, and scalable processes as we expand in the US market. The project scope includes strengthening revenue recognition practices, optimising P&L performance across US accounts, and delivering actionable financial insights to guide pricing, budgeting, and strategic initiatives.
The role will also support external audits, investor reporting, and strategic planning activities to align with the company’s US market strategy and long-range plan.
Apply to this job opportunity at getonbrd.com.
Functions
Own and manage end-to-end P&L for US operations. Lead monthly close, variance analysis, and detailed reporting to executive leadership. Oversee US revenue recognition, invoicing, and billing cycles in compliance with applicable accounting standards. Drive budgeting, forecasting, and long-range financial planning aligned with US market strategy and business goals.
Sales compensation and payout governance. Lead sales commission planning, calculation, validation, and monthly payouts for US-based sales teams in close collaboration with HR and Sales. Ensure alignment with sales targets, quota setting, and contract terms to optimize profitability and incentive effectiveness.
Financial planning and analysis. Build robust financial models and scenario analyses to support pricing, product mix decisions, and growth initiatives in the US market. Provide executive dashboards and insights to enable informed business decisions.
Controls, compliance, and governance. Maintain internal controls and ensure compliance with statutory regulations and US-specific requirements, including audits, tax coordination, and reporting timelines. Support external audits and investor reporting as needed.
Cross-functional partnership. Collaborate with Sales, HR, Operations, and Legal to drive financial transparency, accuracy, and scalability for US accounts. Influence strategic decisions through financial data and scenario planning.
Process improvement. Identify opportunities for cost controls and operational efficiencies across US operations; implement scalable processes and automation where appropriate.
Role overview and required capabilities
We are seeking a senior finance leader with deep expertise in P&L management, revenue recognition, budgeting, forecasting, and sales compensation within a US-based, technology-driven environment. The ideal candidate will be a hands-on professional with a strategic mindset, capable of partnering with senior leaders and operating across time zones. You will own critical financial processes for the US operations, ensure accuracy and integrity of financial data, and deliver insights that drive growth and profitability.
Key capabilities include strong analytical and problem-solving skills, exceptional communication and stakeholder management, and an ability to manage multiple priorities in a fast-paced, high-growth company. Experience with SaaS, AI, or technology businesses is highly desirable.
Desirable skills and experience
Prior experience in SaaS, AI, or technology-driven organizations. Experience collaborating with US stakeholders and leadership teams across time zones. Strong attention to detail with a strategic, business-oriented mindset. Proficiency in Excel and ERP/financial systems (Zoho Books, SAP, QuickBooks, NetSuite, or similar). CA/CMA designation or MBA in Finance/Accounting is preferred.
Benefits and perquisites
Not specified in the posting.
Senior IT Operational Efficiency Leader – Store Operations
Apply directly from Get on Board.
Funciones del cargo
Requerimientos del cargo
-
Liderazgo y Estrategia:
- Definir y ejecutar una visión clara para la eficiencia operativa en TI.
- Alinear las iniciativas de eficiencia con las metas de negocio.
- Gestión del cambio y comunicación efectiva con equipos y stakeholders.
-
Conocimientos Técnicos y de Procesos:
- Dominio de la automatización de tareas y optimización de flujos de trabajo (workflows).
- Entendimiento de metodologías como Agile, DevOps, ITIL.
- Experiencia en gestión de infraestructura, servicios en la nube y ciberseguridad.
-
Optimización y Mejora Continua:
- Identificar cuellos de botella y desperdicios en procesos.
- Implementar y monitorear Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) como tiempo, costo y tasa de error.
- Fomentar una cultura de mejora continua y experimentación.
-
Gestión de Recursos y Tecnología:
- Maximizar el uso de la tecnología para reducir costos operativos.
- Gestión eficiente de presupuestos y recursos tecnológicos.
- Evaluación y gestión de proveedores externos.
Condiciones
Advanced English
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Executive Assistant to CEO
You’ll work directly with our CEO and collaborate closely with a lean, high-performing digital team that includes project managers, designers, developers, and marketing specialists.
Our mission is simple: help mid-market B2B companies turn underperforming websites into measurable revenue and pipeline growth.
As Executive Assistant, you will sit at the center of operations — supporting leadership, improving communication flow, and helping ensure client projects, sales follow-ups, and internal priorities move forward without friction.
This role connects directly to company growth. When you succeed, the entire team moves faster and our clients see better results.
Applications are only received at getonbrd.com.
Functions
- Serve as the CEO’s primary operational partner, prioritizing strategic initiatives and protecting the CEO’s time for high-impact work.
- Oversee inbox and calendar management, ensuring timely responses, meeting preparation, and clear follow-ups for all stakeholders.
- Coordinate client communications, meetings, and documentation to maintain professional, proactive client relationships.
- Monitor and advance the sales pipeline in HubSpot, coordinating with sales and leadership to ensure consistent follow-ups and closing opportunities.
- Manage internal documentation, playbooks, and process maps to standardize operations and improve knowledge sharing.
- Track project status and deadlines using tools like Teamwork and HubSpot, providing regular status updates to leadership and teams.
- Assist with cross-functional project coordination, ensuring alignment between client work, operations, and product delivery.
- Anticipate bottlenecks and propose solutions to maintain momentum in a fast-moving agency environment.
- Prepare meeting agendas, capture decisions, and document action items with owners and due dates.
- Support executives with special projects, research, and competitive analysis as needed to drive strategic outcomes.
Description
Fluent English (written and spoken), confident communication with U.S.-based clients, and experience supporting founders or C-suite leaders. Proficiency with CRM systems (HubSpot is a strong plus) and a proactive, problem-anticipating approach are essential. You should be comfortable working across multiple time zones and prioritizing competing demands with composure and clarity.
Previous roles in executive support, operations, or a similar capacity within digital agencies or tech-enabled services are preferred. Demonstrated success in project coordination, process improvement, and cross-functional collaboration will distinguish candidates.