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📌 Rol: Virtual Executive Assistant (Virtual Assistant)
🌎 Ubicación: 100% remoto (Colombia, ideal Bogotá; reporta a equipo en EE. UU.)
💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor | Full-Time (40 hs/semana)
🎓 Formación: Bachelor’s degree (o equivalente) (en el post también figura: GED)
📋 Descripción General
TileImpact, Inc. (contratista comercial de tile y stone en San Francisco Bay Area) busca un/a Virtual Executive Assistant para apoyar al Presidente y Operaciones con control de inbox/calendario, seguimiento de tareas, coordinación entre herramientas/equipos y soporte contable liviano. El foco es crear estructura, claridad y seguimiento proactivo, usando Monday.com y herramientas de IA para mantener prioridades en movimiento.
📋 Responsabilidades Principales
• Gestionar inbox, mensajes, calendario, reuniones y coordinación de llamadas/viajes, protegiendo focus time y manteniendo itinerarios claros.
• Diseñar, mantener y optimizar boards y workflows en Monday.com (automations, dashboards, dependencias, recordatorios) y dar seguimiento diario para cerrar pendientes.
• Capturar ideas del Presidente y convertirlas en proyectos y planes accionables con owners, deadlines y seguimiento en Monday.com.
• Cargar y organizar datos en FileMaker (training provisto), mantener SOPs/archivos y notas simples tipo CRM, y ordenar carpetas compartidas.
• Soporte contable liviano en QuickBooks Online: invoices, bills, receipts, reconciliaciones simples y seguimiento de A/R.
• Redactar resúmenes, SOP checklists, research de vendors, notas de reunión y apoyo administrativo de construcción (organización de plan sets y eTakeoff con training).
• Usar IA (ej. ChatGPT) para resumir, redactar, documentar procesos, estructurar brain dumps y generar task lists, siempre revisando calidad/precisión.
• Manejo confidencial de información sensible.
🎯 Requisitos
• 4+ años de experiencia como EA/VA apoyando a un/a business owner o executive (ideal en entorno operativo).
• Inglés fluido (C1+ mencionado; también se indica B2+), escritura clara y comunicación profesional.
• Experiencia demostrable creando y operando workflows en Monday.com para múltiples personas/proyectos (no solo usar boards).
• Manejo de Google Workspace y QuickBooks Online (básico) + capacidad de aprender software nuevo (FileMaker).
• Experiencia en construcción/arquitectura/oficios afines (preferido) y eTakeoff/organización de plan sets (muy preferido).
• Home office confiable + solapamiento diario con mañanas de Pacific Time; comodidad con WhatsApp/Zoom y herramientas de llamadas en EE. UU. (ej. Google Voice).
🏖️ Beneficios
• Modalidad 100% remota.
• Pago “highly competitive” (se comparte con candidatos shortlisted en entrevistas).
• Cultura de mejora continua (2-Second Lean) y rol con impacto directo en liderazgo y operaciones.
We are hiring a highly capable Executive Assistant to support leadership who leads a creative agency and multiple initiatives. This is a robust, high-trust role that combines executive support, travel and logistics, sales enablement, and personal administration.
You will operate as a true right hand. You anticipate needs, protect time, keep systems organized, and ensure follow-through across priorities. The ideal candidate is calm under pressure, exceptionally organized, comfortable drafting high-quality communication, and able to manage both business and personal logistics with discretion.
📌 Rol: Virtual Assistant
🌎 Ubicación: 100% remoto (Colombia; Bogotá preferido)
💼 Tipo de Contrato: Full-Time | Contractor (independent contractor)
🎓 Formación: GED
📋 Descripción General
TileImpact, Inc. (contratista comercial de tile y stone en el área de San Francisco Bay Area) busca un/a Virtual Assistant para apoyar al Presidente y al equipo de Operaciones. Es un rol para alguien muy organizado/a, tech-savvy y con capacidad de dar seguimiento y crear estructura en un entorno dinámico. Se trabaja en horario full-time remoto con solapamiento en las mañanas de Pacific Time.
📋 Responsabilidades Principales
• Gestionar inbox, calendario, reuniones y prioridades diarias del Presidente.
• Crear y mantener workflows en Monday.com (proyectos, tareas, seguimientos, dashboards).
• Tomar notas de reuniones y convertirlas en planes de acción claros.
• Dar seguimiento a tareas, deadlines y responsables para que nada se pierda.
• Apoyar en organización de archivos, CRM notes y records management.
• Soporte liviano en QuickBooks Online (invoicing, bills, receipts, AR follow-ups).
• Redactar resúmenes, SOPs, investigación y documentación interna.
• Usar herramientas de IA (ej.: ChatGPT) para optimizar emails, workflows y documentación.
• Manejar información sensible con discreción y profesionalismo.
🎯 Requisitos
• Experiencia comprobable como Executive Assistant o Virtual Assistant (mid-level: 4–7 años) apoyando a un/a business owner.
• Experiencia sólida creando y gestionando workflows en Monday.com.
• Inglés fluido (B2+) con excelente comunicación escrita.
• Manejo de Google Workspace y QuickBooks Online (básico) + facilidad para aprender sistemas nuevos.
• Perfil proactivo, detallista y muy organizado.
• Disponibilidad para trabajar solapando mañanas de Pacific Time.
• Residir en Colombia (Bogotá preferido) con home office e internet confiables.
🏖️ Beneficios
• 100% remoto con schedule de lunes a viernes.
• Posibilidad de aumentos según performance.
• Cultura “lean” (2-Second Lean) y empresa estable con visión de largo plazo.
• Rol con impacto directo en operaciones y crecimiento, con espacio para crecer.
📌 Rol: Logistics Operations Assistant (Pacific Standard Time)
🌎 Ubicación: 100% remoto
💼 Tipo de Contrato: Full time
💰 Salario: Rate por hora equivalente a USD $696 – $1,044/mes (según experiencia)
🕒 Horario: Lunes a Viernes, 8:00 AM – 5:00 PM PST
📋 Descripción General
Valatam busca un/a Logistics Operations Assistant para coordinar tareas operativas, gestionar comunicaciones y asegurar flujos de trabajo eficientes. El rol incluye coordinación con clientes y vendors, manejo de requests, invoicing/quoting y soporte administrativo, manteniendo altos estándares de servicio y organización.
📋 Responsabilidades Principales
• Atender stakeholders internos y externos con excelente servicio.
• Monitorear y responder comunicaciones (teléfono, email, redes).
• Revisar, aceptar y despachar service requests con precisión.
• Coordinar con clientes el servicio, follow-ups y satisfacción.
• Coordinar con vendors: solicitar pricing, ordenar y dar seguimiento.
• Realizar procesos diarios de invoicing y quoting con alta exactitud.
• Mantener y mejorar sistemas y procesos internos.
• Investigar y preparar información para uso interno/externo.
• Brindar soporte tipo executive assistant al CEO y líderes cuando se requiera.
🎯 Requisitos
• Inglés fluido (C1/C2) y español.
• 1–3 años de experiencia en operaciones o asistencia logística.
• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.
• Plus: Asana, Notion, Trello o similar.
• Buenas habilidades de comunicación y problem-solving.
• Home office silencioso, internet estable (≥10 Mbps down / 2 Mbps up) y conexión backup.
• Plus: Bachelor’s o Associate’s degree.
🏖️ Beneficios
• Incrementos anuales.
• Bonos discrecionales del cliente (muchos dan bono anual).
• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.
• Stipend mensual de seguro médico (después de inducción).
• Bonos por cumpleaños/aniversario + gym/wellness allowance.
• Clases fitness online ilimitadas + eventos de compañía.
• Importante: durante los primeros 4 meses no se puede viajar; se debe trabajar desde los países listados.
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Company: Virtual Staffing Careers — a globally distributed staffing partner delivering high-quality administrative and support services to healthcare professionals. We are expanding our dental healthcare operations to provide reliable, detail-oriented virtual support for dental clinics. This role focuses on scheduling, records management, and patient communications while ensuring HIPAA-compliant handling of patient information. You will support the onboarding of new dental practices, assist with appointment management, patient data maintenance, insurance verification, and billing coordination. Working closely with a virtual team, you will help optimize administrative workflows, maintain accurate documentation, and contribute to efficient operations and an excellent patient experience.
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We are seeking a highly organized Dental Admin Assistant with strong English communication skills and a detail-oriented mindset. The ideal candidate will be proficient with dental EHR/EMR systems, possess solid customer service abilities, and demonstrate critical thinking to resolve problems effectively. You should understand HIPAA regulations and the importance of patient data confidentiality, with the ability to work independently in a remote setting while maintaining a professional demeanor. A high school diploma or equivalent is required, along with reliable internet access and a suitable home office setup to support a full-time, remote workflow. Prior experience in the dental healthcare industry is preferred but not mandatory for highly motivated individuals who are quick to learn and adapt to a fast-paced virtual environment.
• Experience in dental or medical office administration and familiarity with HIPAA compliance.
• Proficiency in dental EHR/EMR systems and medical billing processes.
• Strong organizational and multitasking abilities with meticulous data entry skills.
• Excellent written and verbal communication, with a customer-service mindset.
• Problem-solving skills, adaptability, and the ability to work with minimal supervision in a remote team.
• Basic knowledge of insurance verification and pre-authorization workflows.
• Comfortable working across US time zones (Pacific, Mountain, Central, Eastern).
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