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Support to Senior Partners | High-Focus Administrative Role
We are seeking a highly organized, detail-driven Executive Assistant to provide dedicated administrative and executive support to two senior Partners in a fast-moving, professional services environment. This is a pure Executive Assistant role focused on calendar ownership, travel coordination, meeting preparation, and follow-through.
This position is not about working long hours, but it does require focus, structure, consistency, and a steady productive rhythm throughout the day. The ideal candidate is methodical, proactive, and comfortable owning recurring daily tasks without constant direction.
If you thrive in structured environments, enjoy bringing order to busy calendars, and take pride in reliable execution, we’d love to hear from you.
If you are an experienced Executive Assistant looking for a remote role that values structure, focus, and proactive support, we encourage you to apply today.
👉 Learn more about our team and culture: https://www.weremoto.com/about-us
📌 Rol: Spanish-Speaking Administrative & Operations Virtual Assistant
🌎 Ubicación: 100% remoto (Colombia)
💼 Tipo de Contrato: Part-Time (20 hs/semana) → posibilidad de Full-Time (40 hs)
🎓 Formación: No especificado
📋 Descripción General
Buscan un/a Virtual Assistant hispanohablante para apoyar a una firma de gestión para contratistas que brinda servicios contables, fiscales, administrativos y operativos. El rol inicia con soporte administrativo tipo recepción y puede crecer hacia bookkeeping, payroll, marketing y operaciones. Ideal para alguien organizado/a, detallista y cómodo/a hablando con clientes.
📋 Responsabilidades Principales
• Confirmar y agendar citas con contadores internos y hacer follow-up con clientes.
• Atender y realizar llamadas con clientes hispanohablantes.
• Mantener registros, notas de clientes, data entry y soporte administrativo general.
• Actualizar CRM o sistemas internos.
• En fase de crecimiento: apoyo en QuickBooks (categorizar gastos y reconciliaciones), envío de invoices y seguimiento de pagos, preparación de timesheets y soporte de payroll (ejecución final interna).
• Apoyo en outreach: llamadas, agendar citas y solicitar reviews.
• (Nice to have) Crear flyers simples y apoyar comunicaciones/marketing.
🎯 Requisitos
• Español fluido (oral y escrito).
• Comodidad para hablar por teléfono con clientes.
• Organización, seguimiento y precisión en tareas repetitivas.
• Comunicación profesional, actitud proactiva y ganas de aprender sistemas internos.
🏖️ Beneficios
• $700–$1,100 USD/mes.
• 100% remoto.
• $50 birthday bonus.
• $200 testimonial bonus.
• $300 tenure bonus cada 6 meses.
• $500 raffle mensual.
• NO TRACKER.
📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) – LATAM
🌎 Ubicación: 100% remoto (Latinoamérica)
💼 Tipo de Contrato: Full-Time
🎓 Formación: Bachelor’s o Associate’s degree (preferido)
📋 Descripción General
Valatam busca un/a Administrative Support Assistant bilingüe (inglés/español) para apoyar a clientes globales desde Latinoamérica. Es un rol remoto para perfiles organizados y detallistas, con foco en documentación, gestión de archivos, comunicación y tareas administrativas generales.
📋 Responsabilidades Principales
• Documentar procesos y mantener registros precisos.
• Subir, organizar y administrar archivos en Google Drive.
• Realizar data entry y reportes internos.
• Gestionar emails y comunicación con clientes y vendors.
• Apoyar en research y manejo de documentación.
• Otras tareas relacionadas según necesidad.
🎯 Requisitos
• Inglés fluido (C1/C2) y español.
• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.
• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.
• Buenas habilidades de comunicación y resolución de problemas.
• Home office silencioso, internet estable (≥10 Mbps down / 2 Mbps up) y conexión de respaldo.
• Importante: durante los primeros 4 meses se requiere trabajar desde los países indicados y sin compromisos de viaje.
🏖️ Beneficios
• Rango mensual equivalente: USD $696–$1,044 (según experiencia).
• Incrementos anuales.
• Bonos discrecionales de clientes (80% otorgan bonos de fin de año).
• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.
• Stipend mensual de seguro médico (post-induction).
• Bonos por cumpleaños/aniversario + Gym/Wellness allowance.
• Clases fitness online ilimitadas + eventos de empresa y celebraciones de Navidad.
• Great Place to Work 2025–2026 (según la empresa).
📌 Rol: Spanish-Speaking Administrative & Operations Virtual Assistant
🌎 Ubicación: 100% remoto
💼 Tipo de Contrato: Part-Time (20 hs/semana) → posibilidad de Full-Time (40 hs)
🎓 Formación: No especificado
📋 Descripción General
Assist World busca un/a Virtual Assistant hispanohablante para apoyar a una firma de gestión para contratistas que brinda servicios contables, impositivos, administrativos y operativos a negocios de construcción y contratistas. El rol comienza con tareas administrativas estilo recepción y puede crecer hacia soporte contable, preparación de payroll, marketing y operaciones. Se requiere disponibilidad inicial en horario Arizona / MST.
📋 Responsabilidades Principales
• Confirmar y agendar turnos con contadores internos y hacer follow-up con clientes.
• Realizar y atender llamadas con clientes hispanohablantes (inbound y outbound).
• Mantener registros/notas de clientes, data entry y soporte administrativo general.
• Actualizar CRM o sistemas internos básicos.
• En fase de crecimiento: apoyo en bookkeeping (categorizar gastos y asistir en reconciliaciones), envío de invoices y seguimiento de pagos, preparación de timesheets y apoyo en payroll (ejecución final interna).
• Apoyo en outreach: llamadas a clientes, agendar citas, solicitar reviews y mantener comunicación profesional.
• (Nice to have) Crear flyers simples y apoyar comunicaciones/marketing siguiendo brand guidelines.
🎯 Requisitos
• Español fluido (oral y escrito).
• Comodidad para hablar con clientes por teléfono.
• Organización, seguimiento y precisión en tareas repetitivas/administrativas.
• Comunicación profesional, actitud proactiva y disposición para aprender sistemas internos.
🏖️ Beneficios
• $700–$1,100 USD/mes.
• 100% remoto.
• $50 bonus de cumpleaños.
• $200 testimonial bonus.
• $300 tenure bonus cada 6 meses.
• $500 raffle mensual.
• Sin tracker (“NO TRACKER. NO PROBLEM”).
📌 Rol: Remote Risk Management Administrator
🌎 Ubicación: 100% Remoto (Latinoamérica)
💼 Tipo de Contrato: Full time
💰 Salario: USD $1,000 – $2,000 mensuales (pago por bank transfer o Thera)
🕒 Horario: Lunes a Viernes, 8:00 AM – 5:00 PM ET
📋 Descripción General
Buscan un/a Risk Management Administrator para coordinar, gestionar y dar seguimiento a actividades de risk management en múltiples compañías bajo el mismo ownership. El rol se enfoca en cobertura de seguros anual, renovaciones, auditorías, compliance y documentación, trabajando con equipos internos y proveedores de seguros.
📋 Responsabilidades Principales
• Administrar el programa de seguros para múltiples entidades (GL, workers’ comp, auto, cyber, professional liability y coberturas especializadas).
• Coordinar renovaciones anuales y gestionar coberturas para nuevas adquisiciones/equipamiento durante el año.
• Controlar COIs internos y de vendors para cumplir requisitos contractuales.
• Apoyar al equipo de contract management revisando requisitos de seguros y riesgo.
• Coordinar con equipos de proyecto, vendors y subcontractors para asegurar compliance de riesgo.
• Asistir en auditorías anuales y reporting interno relacionado a exposición de riesgo/seguros.
• Identificar posibles issues de riesgo y escalar a management cuando corresponda.
🎯 Requisitos
• Experiencia en insurance administration / risk management.
• Conocimiento de pólizas, certificados ACCORD 25 y procesos de claims.
• Plus: experiencia en construcción.
• Manejo de Microsoft Office.
• Perfil organizado, detallista, con buena comunicación y ritmo de trabajo ágil.
• Requisito de postulación: voice/video recording en inglés (mínimo 30 segundos).
💻 Requisitos de Hardware
Windows (no Mac), mínimo 16GB RAM, setup de doble monitor (2 pantallas), internet estable y espacio de trabajo quieto.
📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) – LATAM
🌎 Ubicación: 100% remoto (LATAM)
💼 Tipo de Contrato: Full time
📋 Descripción General
Valatam busca un/a Administrative Support Assistant bilingüe para brindar soporte administrativo remoto a clientes, con foco en organización, documentación, manejo de archivos y comunicación. Es ideal para perfiles detallistas y ordenados que trabajen desde Latinoamérica.
📋 Responsabilidades Principales
• Documentar procesos y mantener registros actualizados.
• Subir y organizar archivos en Google Drive.
• Realizar data entry y tareas de reporting interno.
• Gestionar emails y comunicación con clientes y vendors.
• Apoyar investigación y manejo de documentos.
• Otras tareas similares o relacionadas.
🎯 Requisitos
• Inglés fluido (C1/C2) y español.
• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.
• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.
• Buena comunicación y habilidades de resolución de problemas.
• Home office silencioso + internet estable (≥10 Mbps down / 2 Mbps up) + conexión de respaldo.
• Bachelor’s o Associate’s degree (preferido).
🏖️ Beneficios
• Incrementos salariales anuales.
• Bonos discrecionales de clientes (mencionan que 80% otorgan bonos de fin de año).
• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.
• Stipend mensual de seguro médico (después de inducción).
• Bonos de cumpleaños/aniversario + gym/wellness allowance.
• Clases online de fitness ilimitadas + eventos y celebraciones.
💰 Compensación
• Tarifa por hora equivalente a USD $696 – $1,044/mes (según experiencia).
⚠️ Importante
Durante los primeros 4 meses se requiere estar disponible para trabajar desde los países listados y sin compromisos de viaje (por onboarding).
📌 Rol: Remote Bilingual Administrative Assistant (English/Spanish) – LATAM
🌎 Ubicación: 100% Remoto (LATAM)
💼 Tipo de Contrato: Full time
🧩 Área: General Assistants
🏢 Empresa: Valatam
📋 Descripción General
Valatam busca un/a Administrative Support Assistant bilingüe para brindar soporte administrativo remoto desde LATAM, ideal para perfiles organizados, detallistas y con buena comunicación.
📋 Responsabilidades Principales
• Documentar procesos y mantener registros precisos.
• Subir y organizar archivos en Google Drive.
• Data entry y tareas de reporting interno.
• Gestionar emails y comunicación con clientes y vendors.
• Apoyar investigación y manejo de documentos.
• Otras tareas relacionadas.
🎯 Requisitos
• Inglés fluido (C1/C2) y español.
• 1–5 años de experiencia en administración o virtual assistance.
• Manejo de Google Workspace y Microsoft Office.
• Excelentes habilidades de comunicación y resolución de problemas.
• Home office silencioso + internet estable (≥10 Mbps down / 2 Mbps up) + backup.
• Bachelor o Associate’s degree (preferible).
🏖️ Beneficios
• Pago mensual equivalente a USD $696 – $1,044 (según experiencia).
• Incrementos anuales.
• Bonos discrecionales de clientes.
• 7 feriados federales de EE. UU. + 4 días PTO pagos.
• Stipendio mensual para seguro médico (post inducción).
• Bonos por cumpleaños/aniversario + gym/wellness allowance.
• Clases fitness online ilimitadas + eventos y celebraciones.
⚠️ Importante
Durante los primeros 4 meses, se requiere trabajar desde los países habilitados por la posición y sin viajes.
📌 Rol: Administrative Assistant (International)
🌎 Ubicación: 100% Remoto
💼 Tipo de Contrato: Full Time
🎓 Formación: No especificada
📋 Descripción General
PermitFlow busca un/a Administrative Assistant para brindar soporte administrativo en un entorno remoto. El rol requiere organización, comunicación efectiva y apoyo a operaciones internas, colaborando con equipos y terceros para facilitar el crecimiento y la eficiencia del negocio.
📋 Responsabilidades Principales
• Brindar soporte administrativo general.
• Gestionar y apoyar equipos cuando sea necesario.
• Comunicarse con terceros vía teléfono y email.
• Mantener organización y seguimiento de tareas administrativas.
• Apoyar las operaciones para el desarrollo y éxito a largo plazo de la compañía.
🎯 Requisitos
• Experiencia comprobable en un rol similar.
• Excelentes habilidades organizativas y de comunicación.
• Atención al detalle.
• Manejo de MS Office y programas informáticos comunes.
• Internet rápido y confiable (backup recomendado).
• Equipo: laptop/desktop (mín. 8GB RAM, Intel Core i5 o equivalente), cámara para Zoom (recomendada) y micrófono con cancelación de ruido.
🏖️ Beneficios
• Compensación: USD $3.50 – $7.00 por hora.
• Trabajo 100% remoto.
Project scope: As our Executive Assistant, you will play a pivotal role in managing the executive calendar, coordinating cross-functional initiatives, and ensuring smooth day-to-day operations for the leadership team. You will work closely with stakeholders, manage communications, and maintain records within HubSpot and related productivity tools. This position is designed for a proactive professional who thrives in a remote, fast-paced environment and is committed to delivering high-quality support to accelerate decision-making and organizational efficiency.
Originally published on getonbrd.com.
Company: Virtual Staffing Careers — a globally distributed staffing partner delivering high-quality administrative and support services to healthcare professionals. We are expanding our dental healthcare operations to provide reliable, detail-oriented virtual support for dental clinics. This role focuses on scheduling, records management, and patient communications while ensuring HIPAA-compliant handling of patient information. You will support the onboarding of new dental practices, assist with appointment management, patient data maintenance, insurance verification, and billing coordination. Working closely with a virtual team, you will help optimize administrative workflows, maintain accurate documentation, and contribute to efficient operations and an excellent patient experience.
Opportunity published on Get on Board.
We are seeking a highly organized Dental Admin Assistant with strong English communication skills and a detail-oriented mindset. The ideal candidate will be proficient with dental EHR/EMR systems, possess solid customer service abilities, and demonstrate critical thinking to resolve problems effectively. You should understand HIPAA regulations and the importance of patient data confidentiality, with the ability to work independently in a remote setting while maintaining a professional demeanor. A high school diploma or equivalent is required, along with reliable internet access and a suitable home office setup to support a full-time, remote workflow. Prior experience in the dental healthcare industry is preferred but not mandatory for highly motivated individuals who are quick to learn and adapt to a fast-paced virtual environment.
• Experience in dental or medical office administration and familiarity with HIPAA compliance.
• Proficiency in dental EHR/EMR systems and medical billing processes.
• Strong organizational and multitasking abilities with meticulous data entry skills.
• Excellent written and verbal communication, with a customer-service mindset.
• Problem-solving skills, adaptability, and the ability to work with minimal supervision in a remote team.
• Basic knowledge of insurance verification and pre-authorization workflows.
• Comfortable working across US time zones (Pacific, Mountain, Central, Eastern).
At Virtual Staffing Careers we provide quality services by the hand of talented Virtual Assistants, and that's where you come in!
As a Dental Admin Assistant, you'll play a pivotal role in supporting healthcare providers and ensuring seamless operations within a medical or dental office environment. You'll be required to be adept at various administrative tasks, including data entry, appointment scheduling, records management, prescription refills, and patient insurance verification. Attention to detail, commitment to patient confidentiality, and adherence to HIPAA regulations are paramount for this role.
Important: This is a fully bilingual role (English and Spanish), exclusive for candidates in LATAM in an Independent Contractor type of agreement.
Official job site: Get on Board.